AL-Mail 32入門&活用

2.活用編

目  次

2-1. メールに関する一般的な話
2-2. メールの書き方
2-3. AL-Mailのコマンドとヘルプ
2-4. フォルダツリーとフォルダ画面
2-5. フォルダの作り方
2-6. 「送信控え」フォルダを作る
2-7. フォルダ間のメールの移動
2-8. ごみ箱の使い方
2-9. 複数のAL-Mailウィンドウを開く
2-10. AL-Mailを起動したまま、別の作業をする
2-11. メールフォルダ画面:項目の表示幅とメールの表示順の変更
2-12. メールフォルダ画面:メールのマークとプロパティ
2-13. メールVIEWウィンドウの操作
2-13-1. メールのヘッダを見る
2-13-2. 表示フォントを変更する
2-13-3. クリッカブルURLとクリッカブルアドレス
2-13-4. メールのファイル保存とファイル取り込み
2-13-5. メールの印刷
2-14. メールの振り分け
2-15. アドレス帳
2-15-1. メールVIEWウィンドウからのアドレスの追加
2-15-2. 「アドレス帳の設定」ダイアログにおける操作
2-16. 署名とテンプレート
2-16-1. 署名の編集
2-16-2. テンプレートの編集
2-17. ちょっと進んだメール送信
2-17-1. アドレス帳を利用する
2-17-2. テンプレートの選択
2-17-3. メール返信時の同報アドレス指定
2-17-4. 署名の選択
2-18. 添付ファイル
2-18-1. 添付ファイル付きのメールを送信する
2-18-2. 受信したメールの添付ファイルを復元する

2-1. メールに関する一般的な話

 インターネットの電子メールは、次のような順序で送られます。AL-Mailでメールを書き、送信ボタンを押すと、メールサーバがこのメールを受け取ります。メールサーバは宛先のメールアドレスを解析して、相手のメールサーバにこのメールを送ります。ただし、ネットワークが混み合っていると、すぐにメールが送られるとは限りません。特に、大学間のネットワークと会社・プロバイダのネットワークとの間は回線容量が小さいため混み合っており、メールが遅れることもしばしばです。また、相手のメールサーバにメールが届いても、すぐにメールが読まれるとは限りません。相手が電子メールソフトを起動し、メールサーバからメールを取り出して読む必要があります。

 電子メールは一般にヘッダ部分とメール本体の2つの部分からなります。ヘッダ部分には、電子メールに関するさまざまな情報が含まれています。AL-Mailでは、通常、ヘッダ部分は表示されませんが、設定によって表示することもできます。メールVIEWウィンドウではツールバーの虫眼鏡(全ヘッダ表示)アイコンを押すとすべてのヘッダが表示されます。メール送信ウィンドウでは虫眼鏡(ヘッダ・署名編集)アイコンを押すと各種のヘッダを加えることができます。すべてのヘッダは半角文字で、コロンの後ろに半角の空白が入ります。



主なヘッダについて説明します。

Received:メールの送信経路を示します。複数のReceived:が付くこともあります。サーバが自動的に付けます。
Message-Id:メール1つ1つに付くID番号です。同じ番号のメールはない(はず)です。メールソフトまたはサーバが自動的に付けます。
Date:メールが送信された日時です。最後の+0900はGMT(グリニッジ標準時)から9時間進んでいること(日本時間JSTなど)を示します。メールソフトが自動的に付けますが、そのためには、パソコンの時計と時間帯の設定を正確に合わせておく必要があります。
To:メールの宛先です。複数指定したい時は半角の「,」(コンマ)で区切ります。名前を併用することもできます。この場合は、「名前 <アドレス>」または「アドレス (名前)」のような形式にします。To:ヘッダは省略できません。ただし、AL-Mailの場合は、$dummy(名前を入れる場合は「$dummy (名前)」)とすることで省略することが可能です。この場合は、通常、Bcc:に宛先を記入します。
Cc:Carbon Copyの略です。複数指定したい時は半角の「,」(コンマ)で区切ります。宛先以外の人に同じメールを送る時に使います。通常は必要ありません。
Bcc:Blind Carbon Copyの略です。複数指定したい時は半角の「,」(コンマ)で区切ります。宛先以外の人に同じメールを送る時に使いますが、このヘッダはメールを送る時に削除され、受取人には届きません。メールの送り先が多数の時(会合の案内を送る時など)や送り先を知られたくない時(お互いに無関係な人たちに同じメールを送る時など)に使用します。通常は必要ありません。
Fcc:File Carbon Copyの略です。AL-Mailでは送信控えをオプションで指定したフォルダ以外の場所に保存する場合に使用します。通常は必要ありません。
Subject:メールの題名です。省略することも可能ですが、メールの内容を的確に表現する題名を付けるようにしましょう。返信の場合は元の題名にRe:を付けるのが普通です。
From:発信者のメールアドレスです。名前を併用することもできます。この場合は、「名前 <アドレス>」または「アドレス (名前)」のような形式にします。AL-Mailの場合は「オプション設定」ダイアログで指定したメールアドレスと名前が自動的に付けられますが、テンプレート(2-16)やヘッダ・署名編集画面で変更することもできます。
Reply-To:返信先のアドレスです。メールを書いたアドレスと返信先が異なる時に使用します。通常、メールソフトで「返信」を指定すると、元メールのFrom:のアドレスがTo:に入りますが、Reply-To:が付いていると、このアドレスがTo:に入ります。通常は使用しません。メーリングリストでは、サーバが自動的にこのヘッダを付加します。
In-Reply-To:返信する時に、元メールのMessage-Id:が自動的に入ります。どのメールに対する返信かを示します。通常、意識する必要はありません。
X-Mailer:メールソフトの名前を示します。メールソフトが自動的に付加します。
Content-Type:メールの形式と使用言語を示します。メールソフトが自動的に付加します。

その他、いろいろなヘッダが使用されますが、ユーザが意識する必要はあまりありません。

 メール本体は、本文と署名(シグネチャ)からなります。署名は、本文の後に付けます。必ずしも付ける必要はありませんが、AL-Mailでは自動的に付けることができます。署名の付け方については2-16を参照して下さい。
 このほか、メールと一緒に添付ファイルを送ることができます。画像・ワープロ文書などのバイナリデータ(人間には読めないデータ)はインターネットのメールではそのまま送れないので、符号化(エンコード)して文字に変えて送ります。添付ファイルの送受信については2-18の説明を参考にして下さい。

2-2. メールの書き方

 電子メールも、普通の手紙と同じように考えて書いてかまいません。ただし、電子メール独特の習慣もあります。
(1) 書き出しで自分の名前を名乗る
 「名前@所属」の形で名乗ることが昔から行われています。名前だけのこともあります。メールが誰から来たか(From:行の内容)はAL-MailのメールVIEWウィンドウの場合、上の方に表示されていますが、これはメールソフトによって異なります。また、アドレスだけだったり、ローマ字表記だったりしてわかりにくいこともあるので、名前をメールの最初に入れるとわかりやすくなります。
(2) 1行の文字数は全角文字30〜36字程度にして、適宜、改行を入れる
 1行の文字数は全角文字(漢字やかななど)で30〜36字(半角文字で60〜72字)程度にします。これは、昔のコンピュータ画面の1行は80字だったので、これより短くする必要があったこと、また、返信時に引用した場合、引用記号を付けるとさらに長くなるので、短めにしておく必要があったことによります。しかし、原稿用紙に書くように、1行の長さをそろえる必要はありません。読みやすいように文節で改行すればいいでしょう。また、ワープロと違い、メールソフトでは行間が詰まって表示されます。ぎっしりと文章がつまっていると読みにくいですから、段落ごとに空行を入れておきます。
(3) 署名(シグネチャ)を付ける
 最後に、自分の名前などの入った署名を付けるのも習慣になっています。AL-Mailではあらかじめ設定しておいた署名を自動的に付けることができます。また、複数の署名を登録できます。
 なお、AL-Mailの機能を駆使したメールの書き方は2-17で解説します。

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2-3. AL-Mailのコマンドとヘルプ

 AL-Mailのほとんどのコマンドは、メニューバーの適当なメニューの中からサブメニューとして呼び出すことができます。また、頻繁に使うコマンドは、ツールバーのアイコンで表示されていますし、右クリックでもいろいろなコマンドを呼び出せます。  AL-Mailには多くの機能が盛り込まれています。これらの機能をすべて覚えることは不可能ですし、また、その必要もありません。しかし、AL-Mailは「ヘルプ」機能が充実しています。メニューバーの「ヘルプ」をクリックして、AL-Mailを使いこなして下さい。



2-4. フォルダツリーとフォルダ画面

 AL-Mailウィンドウの左側のフォルダツリーには、フォルダの一覧が並んでいます。フォルダアイコンをクリックすると、そのフォルダの内容が右側のフォルダ画面に表示されます。メールフォルダの場合はメールフォルダ画面にメールの一覧が表示されます。グループフォルダの場合は、中に入っているフォルダがグループフォルダ画面に表示されます。



 メールを指定して操作を行う場合は、AL-Mailウィンドウ右側のフォルダ画面で操作の対象とするメールをクリックして指定します。複数のメールを不連続に指定する場合は次に指定したいメールをCtrlキーを押しながらクリックします。連続して指定する場合は指定したい範囲の最初のメールをクリックした後、最後のメールをShiftキーを押しながらクリックします。
 メールをダブルクリックするとメールVIEW画面が開き、メールの内容が表示されます。Shiftキーを押しながらダブルクリックすると外部エディタ(標準では「メモ帳」)が起動し、メールの内容を修正することができます。右クリックすると、右クリックメニューが表示されます。

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2-5. フォルダの作り方

 AL-Mailウィンドウ左側のフォルダツリーに、現在存在するフォルダが表示されています。インストール直後には、ルートフォルダ(コンピュータアイコン)の下に3つのフォルダが並んでいます。
郵便受け:受信したメールはここに入ります。
送信箱:書きかけのメールはここに入ります。
ごみ箱:不要になったメールはここに入れます。
 また、新しいフォルダを作ることができます。フォルダには、メールを入れるためのメールフォルダと他のフォルダを入れるためのグループフォルダがあります。フォルダは次の要領で作成します。

(1) フォルダを作りたい場所(フォルダツリーの一番上のルートフォルダ(コンピュータアイコン)、またはグループフォルダ)で右クリックします。
(2) 出てくるメニューの中から、「新規フォルダ」をクリックします。
(3) フォルダ名を入力し、「メールフォルダ」か「グループフォルダ」を選択してから「OK」をクリックします。



 既存のフォルダの名前を変えることや削除することもできます。メニューから「名前変更」「削除」を選びます。ただし、「郵便受け」「送信箱」「ごみ箱」は名前変更や削除ができません。中身が入っているフォルダも削除できません

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2-6. 「送信控え」フォルダを作る

 入門編の設定では、送信控えは郵便受けに保存されます。これを専用の「送信控え」フォルダに保存するようにしてみましょう。
(1) フォルダツリーの一番上のルートフォルダ(コンピュータアイコン)を右クリックし、右クリックメニューの「新規フォルダ」をクリックします。
(2) フォルダ名に「送信控え」と入力し、「メールフォルダ」を選択してから「OK」をクリックします。これで「送信控え」フォルダが作成されます。
(3) メニューバーで「ツール」→「オプション」の順にクリックして出てくるオプション設定ダイアログで「送信」タブをクリックします。
(4) 「送信控えの保存先」表示の右側の「▼」をクリックしてフォルダ一覧表示にし、「送信控え」をクリックします。
(5) 「OK」をクリックします。これで送信したメールの控えが「送信控え」に保存されるようになります。

2-7. フォルダ間のメールの移動

 メールは他のフォルダに自由に移動することができます。AL-Mailウィンドウでは複数のメールを同時に移動できます。移動したいメールを指定し、フォルダツリー内の移動先のフォルダまでドラッグして下さい。または、ツールバーの「メールの移動」ボタンをクリックすると、フォルダの一覧が現れますから、その中から移動先を選んでクリックします。メールVIEWウィンドウでもツールバーの「メールの移動」ボタンが使えます。

2-8. ごみ箱の使い方

 不要になったメールはごみ箱に捨てます。ごみ箱に捨てるには
AL-Mailウィンドウから:捨てたいメールを指定(複数指定可能)して、ごみ箱アイコンをクリックするか、Delキーを押します。
メールVIEWウィンドウから:読んでいるメールを捨てたい時にごみ箱アイコンをクリックするか、Delキーを押します。
 ごみ箱へ捨てたメールはそのままでは削除されません。AL-Mailウィンドウのメニューバーで「フォルダ」→「ごみ箱を空にする」の順にクリックします。終了時に自動的に削除するように設定することも可能ですが、間違って捨ててしまうこともあるので、手動で削除することをおすすめします。ごみ箱へ捨てたメールを復活させるには、復活したいメールを他のフォルダに移動します。

2-9. 複数のAL-Mailウィンドウを開く

 AL-Mailウィンドウは、複数開くことができます。AL-Mailウィンドウのメニューバーの「フォルダ」をクリックし、「新しいウィンドウを開く」をクリックします。複数の「フォルダ」の内容を表示することができるので、フォルダ間のメールの移動に便利です。

2-10. AL-Mailを起動したまま、別の作業をする

 AL-Mailウィンドウを開いたまま、別のソフトを起動して作業することができます。また、アイコン化ボタンでAL-Mailをアイコン化できますし、ツールバーの「タスクトレイで待機」ボタンをクリックするとタスクトレイに入ります。作業中にメールが到着すると、アイコンが変化して知らせてくれます。また、メールが到着したことをサウンドで知らせることなどもできます。AL-Mailウィンドウのメニューバーで「ツール」→「オプション」の順にクリックして「オプション設定」ダイアログを開き、「受信」タブをクリックして設定します。

2-11. メールフォルダ画面:項目の表示幅とメールの表示順の変更

 項目の表示幅は、各項目の境界をドラッグすることで簡単に変更できます。「差出人」「題名」の表示幅が、内容よりも狭い時は、先頭から順に表示され、表示できない部分は「...」で表されます。「送信日時」「受信日時」の幅を狭くすると、「年/月/日 時:分」→「月/日 時:分」→「時:分」の順に変わります。各項目を表示しないこともできます。メニューバーの「表示」をクリックすると、「送信日時」「受信日時」「差出人」「題名」それぞれについて表示・非表示を切り替えできます。
 メールの表示順序は、クリック1つで簡単に変えることができます。「送信日時」の順にメールを並べ替えたい時は、「送信日時」と書かれている部分をクリックして下さい。逆順に並べたい時は、もう1度クリックします。「差出人」で並べると、メールをくれた相手ごとに並びます。メーリングリストのメールは「題名」で並べるといいでしょう。なお、現在のソート対象の項目名が強調表示されます。

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2-12. メールフォルダ画面:メールのマークとプロパティ

 メールフォルダ画面を開くとメールの一覧が表示されます。読みたいメールをダブルクリックするとメールVIEWウィンドウが開きます。また、メールの前に付いているアイコンはメールの状態(属性)を示しています。
未読アイコン(黄): まだ、読んでいないメールです。宛先(To:)が自分であることを示します。
未読アイコン(白):まだ、読んでいないメールです。宛先(To:)が自分以外であることを示します。Cc:やBcc:で出されたメール、あるいはメーリングリストのメールなどです。
返信済みアイコン:このメールに対して返信したことを示します。
転送済みアイコン:このメールを転送したことを示します。
送信控えアイコン:自分が送信したメールの控えであることを示します。差出人の欄には宛先が表示されています。Ctrlキーを押しながらダブルクリックすると、送信画面にメールが読み込まれるので、必要なら修正を加えて再送信することができます。
送信待ちアイコン:送信箱のメールに付きます。電話回線を利用したダイアルアップ環境で、オフラインの状態でメールを書いて、送信ボタンを押した場合、次にネットワークに接続するまで「送信待ち」の状態で送信箱に保管されます。ダブルクリックすると送信画面に読み込まれるので、修正することもできます。削除も可能です。
編集途中アイコン:送信箱のメールに付きます。書きかけのメールです。ダブルクリックすると送信画面に読み込まれるので、編集を続けることができます。
添付ファイルアイコン:メール本体のほかにファイルが添付されていることを示します。
添付ファイル未完アイコン:
大きなサイズのファイルが添付されていますが、分割されたメールの一部が到着していないことを示します。削除する場合を除いて、郵便受けから移動してはいけません。

 また、任意のメールにマークを付けることができます。メールを指定してツールバーの「マーキング」ボタンを押します。7色のマークがあり、ボタンを押すごとに色が変わります。
 これらの属性やマーキングのほか、題名、差出人、日時などは「プロパティ」ダイアログで修正することができます。メールフォルダ画面で変更したいメールを右クリックし、右クリックメニューから「プロパティ」を選びます。

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2-13. メールVIEWウィンドウの操作

 メールVIEWウィンドウでは、メールを読むだけではなく、いろんな操作が可能です。

2-13-1. メールのヘッダを見る

 メールのヘッダ(2-1参照)は通常表示されません。しかし、メニューバーで「表示」→「全ヘッダ表示」の順に(またはツールバーの虫眼鏡アイコンを)クリックすると、全ヘッダが表示できます。全ヘッダ表示状態で返信ボタンを押すと、ヘッダ部分も含めて引用されます。任意のヘッダを表示したい場合は、メニューバーで「表示」→「ヘッダ」の順にクリックして出てくる「ヘッダ表示設定」ダイアログで設定します。

2-13-2. 表示フォントを変更する

 メールVIEWウィンドウの表示フォントはメニューバーで「表示」→「フォント」の順にクリックして出てくる「フォントの設定」ダイアログで変更できます。好きなフォント・サイズの文字を指定できますが、プロポーショナルなフォント(MSPゴシックなど)よりも、固定幅のフォント(Terminalなど)を用いた方がいいでしょう。

2-13-3. クリッカブルURLとクリッカブルアドレス

 メールVIEWウィンドウでは、ほとんどの文字が黒字で表示されますが、インターネットのアドレスは青字で表示されます。ホームページのアドレス(http://で始まる)などはクリッカブルURLと呼ばれます。このアドレスをクリックすると自動的にNetscapeなどのWWWブラウザが起動し、ホームページを見ることができます。クリッカブルURL機能を使うための設定は特に必要ありません。WWWブラウザが正常にインストールされていれば使用できます。
 一方、メールアドレス(xxx@yyy)はクリッカブルアドレスと呼ばれます。このアドレスをクリックすると送信画面が開き、宛先にこのアドレスが入ります。右クリックメニューでは、「メールを送る」、「アドレス帳に加える」、「クリップボードにコピーする」を選ぶことができます。アドレス帳に加える方法については「アドレス帳」(2-15)で解説します。

2-13-4. メールのファイル保存とファイル取り込み

 メールをディスクに保存したい場合は、メールを選択した後(複数のメールを選択できます)、ツールバーの「保存」ボタンをクリックして、「メールの保存」ダイアログを表示し、ファイル名を付けて保存します。保存したファイルを取り込むには、メニューバーで「フォルダ」→「ファイル取り込み」の順にクリックして「取り込みファイルの選択」ダイアログを表示し、取り込むファイルを選択します。

2-13-5. メールの印刷

 まず、メニューバーで「ファイル」→「ページ設定」の順にクリックして、用紙や文字サイズの設定を行います。次に、「ファイル」→「印刷プレビュー」でどのように印刷されるかを確認します。そして、「ファイル」→「印刷」(またはツールバーのプリンタアイコン)で印刷します。

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2-14. メールの振り分け

 たくさんのメールが届くようになり、差出人や内容ごとにフォルダに分類するようになると、手動でメールを移動するのが面倒になってきます。AL-Mailには、メールのヘッダを調べて自動的にフォルダに移動する「振り分け」機能が付いています。振り分け条件は次の要領で設定します。



(1) メニューバーで「ツール」→「オプション」の順にクリックし、「振り分け」タブをクリック。
(2) 新しい振り分け条件を設定するので「新規」をクリック。
(3) 対象ヘッダを指定します。一般的なヘッダは入力欄右の「▼」をクリックして出てくる一覧から選択できます。任意のヘッダを入力することもできます。差出人で振り分ける場合は「From:」を指定します。
(4) 検索文字列を指定します。ここで指定した文字列がヘッダに含まれていると振り分け対象となります。ヘッダの最初から指定文字列が始まっている場合のみ対象としたい場合は最初に「^」(半角)を付けます。指定文字列で終わっている場合のみを対象とする場合は最後に「$」(半角)を付けます。
(5) 移動先のフォルダを指定します。入力欄右の「▼」をクリックして出てくる一覧から選んで下さい。
(6) 「OK」をクリックします。
(7) さらに新しい条件を入力する場合は「新規」をクリックします。すでにある条件を変更する時は「編集」、削除したい時は「削除」です。また、振り分けは、リストの上から実行されますので、優先順位を変えたい時は、「上へ移動」「下へ移動」を必要なだけクリックします。
(8) 「終了時に振り分ける」にチェックするとAL-Mailを終了する時に自動的に振り分けを実行します。「未読メールを振り分ける」にチェックすると未読メールも振り分けます。チェックしなければ既読メールのみです。慣れないうちはこれらにチェックしない方がいいでしょう。すべて指定し終わったら「OK」を押します。

 振り分け条件が設定できたら、実際に振り分けしてみましょう。振り分けを実行するには、振り分けたいメールの入っているメールフォルダを開き、右クリックメニューで「全メールの振り分け」を選択します。一部のメールだけ振り分けたい時は、あらかじめメールを選択しておいて「選択メールの振り分け」をクリックします。振り分けはメールVIEWウィンドウの右クリックメニューでも実行できます。うまく行かない時は、振り分け条件が間違っていないか確かめて下さい。

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2-15. アドレス帳

 メールアドレスを毎回入力するのは面倒ですし、間違いも生じます。普通の郵便と違って、メールアドレスが少しでも間違っていると、相手に届かなかったり、別人に届いたりします。よくメールをやりとりする人のメールアドレスは「アドレス帳」に入力しましょう。



2-15-1. メールVIEWウィンドウからのアドレスの追加

 メール本文や署名に書かれているメールアドレスは、クリッカブルアドレス(メールアドレスを右クリック、2-13-3)を利用して、アドレス帳に追加します。また、差出人(From:)のアドレスはメールVIEWウィンドウのメニューバーで「メール」→「Fromをアドレス帳に追加」の順にクリックして追加します。また、右クリックメニューでも追加できます。アドレス帳に追加する操作を行うと、自動的に「アドレス帳の設定」ダイアログが開き、アドレスの欄に入力されます。

2-15-2. 「アドレス帳の設定」ダイアログにおける操作

 「アドレス帳の設定」ダイアログはメニューバーで「ツール」→「アドレス帳」の順にクリックしても開きます。アドレスの入力・変更・削除のほか、アドレスをグループ分けすることもできます。
アドレスの入力方法:
(1) 「新規項目」の「アドレス」をクリック。
(2) 「見出し」に相手の名前などを入力。
(3) 「アドレス」に相手のアドレスを入力(クリッカブルアドレスでは自動的に追加されます)。
 アドレスのみを入力することもできますし、名前を併記することもできます。この場合、aat.nara@cc.nara-wu.ac.jp (奈良知子) または 奈良知子 のどちらかの形式になります。名前は日本語でも英語でもかまいません。アドレス・かっこ・不等号・空白は半角文字です。複数のアドレスを指定することもできます。この場合は改行で区切ります。
(4) 次のアドレスを入力する時は、「新規項目」の「アドレス」をクリック。
(5) すべての入力が終了したら「OK」をクリック。

アドレスの変更方法:
(1) 変更したい項目をクリック。
(2) 「見出し」「アドレス」の内容を修正。

グループの作成方法:
(1) 「新規項目」の「グループ」をクリック。
(2) 「見出し」にグループの名前を入力。

グループ内でのアドレスの入力方法:
(1) 入力したいグループをダブルクリック。
(2) グループのアイコンが開く。
(3) ここで「新規項目」の「アドレス」をクリックすると、グループの中にアドレスが入力できる。

アドレスの移動方法:
(1) グループの中に移動したい時は、あらかじめグループをダブルクリックして、アイコンを開いておく。
(2) 移動したいアドレスをドラッグして、移動したい場所でドロップ。
 または、移動したいアドレスをクリックして「切り取り」をクリック。移動したい場所で「貼り付け」をクリック。

アドレス・グループの削除
(1) 削除したいアドレス・グループをクリックして「Del」キーを押す。または「切り取り」をクリック。

 メール送信時のアドレス帳の使い方は2-17で説明します。

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2-16. 署名とテンプレート

2-16-1. 署名の編集

 署名(シグネチャ)はメールの後ろに自動的に付きます。AL-Mailウィンドウでメニューバーの「ツール」→「オプション」→「送信」タブの順にクリックして、設定画面を開きます。新しく作る時は「追加」、すでにあるものを変更する時は「編集」です。「追加」・「編集」ボタンを押すと「署名の編集」ダイアログが現れます。



 「見出し」は複数の署名を区別するための名前です。「署名」は1行72字(半角)以内、5行以内を目安に、自分の名前、所属、メールアドレス、ホームページのアドレスなどを入れます。日本語のわかる人にしか送らない場合は日本語を入れても構いません。絵文字などを工夫して入れている人もいます。他の人の署名を参考に作ってみて下さい。なお、複数の署名をテンプレートと連動して使い分けできます。

2-16-2. テンプレートの編集

 「テンプレート」は送信の時に使う定型文です。ヘッダや本文の書き出しに使います。新しく作る時は「追加」、すでにあるものを変更する時は「編集」です。「追加」・「編集」ボタンを押すと「テンプレートの編集」ダイアログが現れます。



 「見出し」は複数のテンプレートを区別するための名前で、わかりやすい名前にします。また、複数のテンプレートを使い分ける場合は、1番よく使うものを「デフォルトで使用する」にします。テンプレートは新規送信用・返信用・転送用に分かれています。まず、新規送信用を作ります。必要がなければ「ヘッダ」の欄には何も書きません。送信者名を使い分けたい時には、From:ヘッダを書込みます。例として、奈良知子さん(Tomoko NARA, aat.nara@cc.nara-wu.ac.jp)が英語と日本語を使い分けたい場合で説明します。オプション設定ダイアログの「アカウント」で設定した「ユーザ情報」ではフルネームを英語で「Tomoko NARA」と入れてあるので、通常は英語の名前がFrom:ヘッダに入ります。これを日本語にしたい場合は、テンプレートのヘッダには「From: ともこ <aat.nara@cc.nara-wu.ac.jp>」と入れておきます。「From: 名前 <address>」または「From: address (名前)」の形にします。名前以外はすべて半角文字で入力します。本文の方には書き出しの文を入れておきます。
 また、テンプレートは署名と連動します。つまり、テンプレートを使い分けることで、そのテンプレートに適した署名を自動的に選ぶことができます。これは「署名」の欄で設定します。なお、「各ページで共通の署名を使用する」にチェックを入れておきます。
 新規送信用テンプレートを作成すると、返信用、転送用テンプレートも自動的に作成されます。返信・転送の場合は、元のメールを引用する場合が多いので、誰が書いたメールかを明記するための分をテンプレートに追加します。テンプレート中では送信者名{FromName}、送信日時{Date}、題名{Subject}などの「マクロ文字」が使用できます。詳しい使い方はヘルプを参考にして下さい。
 「このテンプレートを使用するアドレス」も指定できます。これは、特定のアドレスにメールを送信しようとした時は、指定したテンプレートが自動的に選択できるという機能です。アドレスを複数指定できるほか、アドレスの一部だけでも指定できます。たとえば、jpと指定するとjpで終わるアドレス全てが対象となります。友達用、就職用、海外用など、相手によって簡単に使い分けることができます。

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2-17. ちょっと進んだメール送信

 ここまで説明してきたAL-Mailのさまざまな機能を使用すると、もっと便利にメールを送信することができます。

2-17-1. アドレス帳を利用する

 入門編で設定したように、「オプション」の「送信」設定で「テンプレートを選択してから送信画面を開く」にチェックしておくと、新規送信でメール送信ウィンドウを開く前に「宛先の指定」ダイアログが現れます。その下にアドレス帳の内容が表示されていますから、目的のアドレスをクリックして入力し、「OK」をクリックします。複数のアドレスを指定する時は、次のアドレスを続けてクリックすることで入力できます。  また、メール送信ウィンドウの宛先・同報欄やヘッダ・署名編集画面の「ヘッダ」で右クリックすることによっても、アドレス帳を表示し、アドレスを入力することができます。



2-17-2. テンプレートの選択

 新規送信の場合は「宛先の指定」ダイアログで選択します。ここで入力されたアドレスが「このテンプレートを使用するアドレス」と一致した場合はそのテンプレートが、それ以外の場合は、「デフォルトで使用する」にチェックを入れたテンプレートがまず選択されます。しかし、テンプレート欄の右側の「▼」をクリックして出てくる一覧表示で変更することが可能です。転送の場合も「メール転送の設定」ダイアログで宛先入力とテンプレート選択を行います。
 返信の場合は「メール返信の設定」ダイアログでテンプレートを選択します。



 メール送信ウィンドウを開いてからテンプレートを変更する場合は、メニューバーで「ファイル」→「テンプレート変更」の順にクリックします。文章を入力してから変更すると、入力した部分が破棄されます。

2-17-3. メール返信時の同報アドレス指定

 複数の人に宛てて出されているメールに対して返信する場合、返信を元メールの発信者(From:)だけではなく、元メールの宛先(To:およびCc:、ただし自分以外)にも出すことができます。全員に出す場合は、「メール返信の設定」ダイアログの「同報アドレス」欄の下の「全て選択」をクリックします。一部の人だけ選ぶ時はその人のアドレスをクリックします。

2-17-4. 署名の選択

 署名はテンプレートと連動して選択されますが、メール送信ウィンドウの右上にも設定欄があります。また、ヘッダ・署名編集画面(虫眼鏡アイコン)を開いて編集することもできます。




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2-18. 添付ファイル

 電子メールには、メール本文のほかに、画像やワープロ文書などを「添付ファイル」として一緒に送ることができます。添付ファイルの送受信には、電子メールでは直接送れない情報を符号化(エンコード)して送り、受信してから復号(デコード)するという操作が必要です。この操作はAL-Mailが自動的に行ってくれます。

2-18-1. 添付ファイル付きのメールを送信する

(1) 送信・返信・転送ボタンをクリックして、メール送信ウィンドウを開きます。
(2) メニューバーで「ファイル」→「ファイル添付」の順にクリックします。
(3) 「添付ファイルの設定」ダイアログが開きます。
(4) 「追加」をクリックしてファイル選択画面を表示し、添付したいファイルを指定します。複数のファイルを添付することもできます。また、エクスプローラから添付したいファイルをドラッグし、送信画面上でドロップすることもできます。この場合は、「添付ファイルの設定」ダイアログが自動的に開きます。
(5) 「相手先のメールソフト」欄右側の「▼」をクリックして、メールソフトを選択します。一覧にない場合は、相手先のメールソフトに適したエンコード形式を「エンコード形式」一覧から選択します。わからない場合は相手先に問い合わせて下さい。「BASE64」が最も標準的ですが、UNIXでは「uuencode」、Macでは「BinHex」がよく用いられています。また、相手先メールソフトが分割された添付ファイルに対応しているとわかっている場合は「分割して送信する」にチェックをしてもいいのですが、わからない場合はチェックをはずして下さい。
(6) 設定が終わったら「OK」をクリックします。
(7) あとは普通にメールを書いて送信します。




注意:あまりサイズの大きなファイルを添付するとメールサーバに負担がかかるほか、メールボックスとして使用しているディスクに空きがないと受信できないこともあります。100Kバイトを超えるファイルの添付には十分注意して下さい。また、相手側で復元できる場合は、ファイルをLHA形式やZIP形式で圧縮して添付することを推奨します。+Lhacaなどの圧縮ソフトを使用して下さい。画像を送る場合は、JPEG形式(写真)、GIF形式(描画)、PNG形式(描画)にします(これらの形式はすでに圧縮されているので、圧縮ソフトは必要ありません)。

2-18-2. 受信したメールの添付ファイルを復元する

 添付ファイル付きのメールには、メールフォルダ画面の左端に添付ファイルアイコン(クリップ)が表示されます。このメールを開くと、メールVIEWウィンドウの左下に添付ファイルのファイル名が表示されます。ファイル名の部分をダブルクリックすると「添付ファイル展開」ダイアログが開きます。ファイルを保存したい場所を選択し、「保存」をクリックして下さい。また、ファイル名は自由に変更することができます。




 「保存して開く」をクリックすると、そのファイルに対応したアプリケーションを自動的に起動します。たとえば、ワープロ文書だと、自動的にその文書が読み込まれて開きます。しかし、コンピュータウイルスなどが添付されている場合もあり得るので、この機能を使うには、相手が信頼できる人の場合に限ります。
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